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◆あらかじめ開始と話し合いの時間を設定する
仕事に関する相談は、就業時間内が当然としても、それ以外の個人的なこと、メンタルヘルス問題は、緊急の場合は別として、原則的には時間の余裕のある時がよく、また周囲の目も配慮して、勤務時間終了後か昼休みなど、就業外の時間が適切です。
話し合いの時間は、長くとも1時間以内におさめることが適当です。その範囲内で、開始前に相談の上、決めておきます。それ以上の時間続けても疲れてしまい、聴くことに集中できなくなるからです。3時間、4時間とぶっ続けに話し合うのは、一見親切に見えても、かえって無駄です。時間を決めないとつい長話になったり、次の予定のあるリスナーだと、それが気になって、相談に身が入りません。
たとえば、20分後に、重要な会議があるような場合、その時間が迫ってきているのに、相手が長々としゃべり続けると、ジリジリするものです。そのような時には、「20分後に会議があるので、今から15分でいいか」と念を押し、相手がそれを承知したら、相談に応じます。そして、約束の時間内に話が片づかなければ、「じゃあ時間だから、この次に聴くことにしよう」と打ち切っても、相手は納得します。約束をしておかないで、途中で席を立てば、正当な理由があったとしても、相手は不信の念を持つ場合があります。
要は、事前にお互いの都合を素直に言うことです。そうすれば、「では会議の終わった後でお願いします」とか「会議を控えているので、ゆっくり聴けないから、5時以降ではどうか」などいろいろ案が出て、双方にとって、よりよい時間を設定することができます。
これも相互理解の一端で、リスナーは相手の立場を尊重しますが、こちらの立場もまた、相手に理解してもらうわけで、こうして双方納得の上で決めれば、相談の時間に関するコミュニケーションは成立したことになります。
◆相手が安心して話せる場所を選ぶ
話し合う場所は、職場以外のところを利用します。勤務場所と同じ構内であっても、離れた応接室とか休憩室、短い時間であれば、建物の片隅でも構いませんし、勤務時間外であれば、外の喫茶店とか、公園のベンチでも、芝生に腰をおろしての話し合いでもよいのです。
考慮する点は、他人に話を聞かれる心配のない、人の目を気にしないですむような、相手が安心して何でも話せる場所、静かでお互いにリラックスできるような場所を選ぶことです。部屋の場合、人数によって、適切な空間というものがありますから、あまり広すぎても、逆に狭すぎても落ち着けない人もいます。しかし、話し合いに理想的な場所というものは、そうそうあるものではありませんから、お互いがいいと思えば、適当な所で構いません。
極端に言えば、両者が真剣で、話し合いに集中すれば、些細なことは気にならなくなり、どこでもできるものです。
◆対話する二人の位置関係
両者が、90度角になるような位置に座ると、お互いに話しやすく、聞きやすいものです。対面は、対立関係を表し、議論・交渉・尋問などに向いており、横並びは友達関係で、親密さを示すもので、90度角の位置はその中間の位置なのです。慣れないリスナー役や、相談にきた人の性格によっては、好都合の位置といわれています。
よく話し合いで、沈黙が続くような時、目のやり場に困るという声を聞きますが、この形ですと、直接視線が合わず、しかも相手の表情やしぐさなどが視覚に入り、相手の動きにすばやく対応できます。もちろん、状況や相手次第で、対面型でも横並びであっても、一向に差し支えありません。
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